สร้างแบบฟอร์มแสนสะดวกไว้กรอกข้อมูล  
 

ลงทุนย้ายข้อมูลจาก  Excel  มาที่  Access  แล้วถ้ายังต้องมานั่งทำงานกับตารางข้อมูลที่ละลานตาอีกก็เสียชื่อแย่เลย  ใน  Access  นั้นคุณสามารถสร้างแบบฟอร์ม  (Form)  ที่สามารถปรับแต่งให้สวยงานน่าใช้ข้อมูลมากขึ้น  และยังช่วยแยกข้อมูลที่ต่อเนื่องในตารางออกมาเป็นเรคอร์ด  ทำให้ดูหรือแก้ไขได้ง่ายขึ้น

1.สำหรับการสร้างฟอร์มแบบที่ง่ายและเร็วที่สุดนั้นเราจะใช้คำสั่ง  AutoForm  หรือตัว ( ฟอร์มอัตโนมัติ ) โดยคุณพียงแต่คลิ้กที่ชื่อ  Table  แล้วคลิ้กที่ปุ่มฟอร์มที่พร้อมให้คุณใช้งานได้เลย  ซึ่งอาจจะเป็นรูปแบบของฟอร์มพื้นฐาน แต่คุณสามารถปรับแต่งภายหลังได้

     
 

2.  .ในหน้าต่างของฟอร์มที่สร้างขึ้นมาจะปรากกฎข้อมูลเรคอร์ดแรกขึ้นมา  หากคุณต้องการเลื่อนไปยังเรคอร์ดอื่น ๆ  ให้คลิ้กที่ปุ่มบนเรคอร์ด  (Navigation Buttons)  ที่อยู่ด้านล่างของหน้าต่างฟอร์ม  และถ้าต้องการเพิ่มเรคอร์ดก็คลิ้กที่ปุ่ม    ê*  ก่อนที่จะปิดฟอร์มลงคุณต้องบันทึกฟอร์มเก็บไว้ด้วยเพื่อที่จะนำมาใช้ครั้งต่อไปอีกโดยคลิ้กที่ปุ่ม  Save  แล้วตั้งชื่อให้กับฟอร์มหรือจะใช้ชื่อเดียวกับ  Table  ก็ได้
                                      

3.  แบบฟอร์มที่ได้อาจจะเรียบ  ๆ  หากยังไม่สวยถูกใจ  คุณสามารถเปลี่ยนโฉมให้ฟอร์มของคุณมีสีสันสดใสสวยงามได้จากรูปแบบอัตโนมัติที่โปรแกรมเตรียมไว้  โดยคลิ้กเลือกฟอร์มที่ต้องการปรับแต่ง  และคลิ้กที่ปุ่ม  Design  เปิดแบบฟอร์มไปที่มุมมองออกแบบ  จากนั้นเลือกคำสั่ง  Format  >  AutoFormat  จะมีรูปแบบของฟอร์มให้เลือกอยู่ 10  แบบ  ให้คุณคลิ้กดูตัวอย่างแต่ละแบบได้  หากชอบแบบไหนก็คลิก  OK 

4.  หากยังไม่ชอบใจรูปแบบที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้  คุณสามารถกำหนดรูปแบบเองได้  โดยอาจจะเลือกรูปแบบสำเร็จก่อน 
แล้วนำมาปรับปรุงเพิ่มเติม  เช่น  เปลี่ยนสีข้อความ  เปลี่ยนสีพื้น  หรือเติมเส้นลงไปอีกนิด  ซึ่งโปรแกรมจะมีคำสิ่งในการปรับแต่งฟอร์ม
อยู่ใน มุมมอง เลือก  กล่องเครื่องมือ  การใช้เครื่องมือก็คล้ายกับโปรแกรมอื่นที่เราเคยใช้มา  แต่จะมีเทคนิคการเลือกคือต้องการตบแต่งอะไรก็คลิ้กที่ตำแหน่งนั้นแล้วค่อยเลือกคำสั่ง  หรืออาจจะเพิ่มส่วนหัวของฟอร์มเข้ามาอีกนิดด้วย  คำสั่ง  คลิ๊กขวา  Form  Header/Header  (ส่วนหัว/ส่วนท้ายของฟอร์ม) และใช้เครื่องมือ  Text  จากกล่องเครื่องมือพิมพ์ข้อความในส่วนหัวฟอร์ม

5.  คุณอาจจะปรับแต่งตำแหน่งการแสดงผลของฟอร์มใหม่โดยโยกย้ายจัดตำแหน่งฟิลด์เสียใหม่  และเพิ่มปุ่มกดลงไปโดยคลิ้กที่เครื่องมือสร้างปุ่ม  Command  Button (ปุ่มคำสั่ง) แล้วคลิ้กลงบนฟอร์ม  จากนั้นก็ทำตามขั้นตอน  โดยขั้นตอนแรกนั้นให้คุณเลือกกลุ่มคำสั่งเกี่ยวกับ  Record  Operations  และเลือกคำสั่งที่ต้องการทางขวามือ  จากนั้นคลิกที่ปุ่ม  Next  ไปยังขั้นตอนถัดไปเพื่อกำหนดข้อความหรือรูปภาพที่จะแสดงบนปุ่ม  สุดท้ายคลิ้กปุ่ม  Finish  ก็จะได้ปุ่มกดมา  1  อัน  หากต้องการปุ่มอื่น  ๆ  ก็แบบเดิม  แต่เปลี่ยนคำสั่ง              

แถมอีกนิดครับ การสร้างตัวรันสำหรับการเปิดแบบฟอร์มอัตโนมัติ 1.เข้าไปที่ tools หรือ (เครื่องมือ)แล้วเลือก start (เริ่มต้น)
จากนั้นเลือก หัวข้อ แสดงฟอร์ม/เพจ จากนั้นเลือกชื่อฟอร์มที่เราสร้างไว้ ตอบตกลงแล้ว  จึงปิดโปรแกรม Access
ตอนนี้พอเราเปิดโปรแกรมAccess ขึ้นมาใหม่ แบบฟอร์มที่เรากำหนดไว้ก็จะรันขึ้นให้แบบอัตโนมัติเลย....ครับ

วิธีง่าย  ๆ  ในการสลับ   Database 

วิธีง่าย  ๆ  ในการสลับ   Database  ทำงานกับ  Access  ไปซักพักอยากกลับไปทำงานที่  Excel  อีกแล้ว  และอยากจะเอาข้อมูลกลับไปด้วย  ทำอย่างไรดี  บางครั้งคุณอาจจะต้องการทำงานใน   Excel  เพราะถนัดกว่า  เช่น  ข้อมูลที่ต้องใส่สูตรคำนวณ  หรืออยากจะนำข้อมูลที่ทำใน  Access  ไปสร้างรายงานแบบกราฟ  จริง ๆ Access  ก็สามารถสร้างกราฟได้  โดยสร้างเป็นรายงานหรือฟอร์มแบบ  Chat  แม้จะไม่เก่งมากเหมือนกราฟใน  Excel  ก็สามารถทำได้เช่นเดียวกัน  มาดูวิธีการโอนข้อมูลจาก  Access  มาที่  Excel กัน            

                1.  ให้คุณเปิดโปรแกรม  Excel  และ  Access  ขึ้นมาทั้งสองโปรแกรม  จากนั้นขณะที่อยู่ในหน้าต่าง  Database  ของ  Access  ก็คลิ้กลากชื่อตารางที่ต้องการไปวางที่เซล  A1  ของเวิร์กชีตใน  Excel  แค่นี้คุณก็จะได้ข้อมูลมาใช้งานแล้วค่ะ  (ข้อมูลนี้เป็นการก๊อบปี้มาฉะนั้นจะไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับข้อมูลที่ยังอยู่ใน  Access  หากคุณต้องการให้อัพเดตเป็นข้อมูลปัจจุบันต้องก๊อบปี้ไปวางใหม่และลบของเก่าทิ้ง  แต่ต้องใช้ชื่อเดิมเพราะจะมีผลกับฟอร์มหรือรายงานที่สร้างจากตารางเดิม)

                2.  ข้อมูลตัวอย่างเราจะสร้างสูตรคำนวณใน  Excel  เช่น  คุณต้องคำนวณหาเงินได้สุทธิของพนักงานแต่ละคน  โดยใส่สูตรก็คือ  =G2+H2+I2-J2-K2 Enter   (คลิก mouseไปที่ช่อง L2 กด =เงินเดือน+ค่าน้ำมันรถ+ค่าที่จอดรถ-ภาษีเงินได้-ประกันสังคม)  เมื่อได้ผลลัพธ์แล้วก๊อบปี้สูตรไปยังรายการถัดไป ( ลากมันลงมาเลยก็ได้ครับ.55. )

                3.  สร้างกราฟรายงานเงินเดือน  โดยเลือกเฉพาะหัวข้อ  ชื่อ  และรายได้สุทธิ  ซึ่งสามารถเลือกได้โดยคลิ้กที่เส้นแบ่งหลังคอลัมน์  L  แล้วลากมาทางซ้ายจนถึงคอลัมน์  B  คอลัมน์ที่คุณลากผ่านจะถูกซ่อนไป  และระบายแถบสีเลือกข้อมูลคอลัมน์  B  และ L  ที่จะนำมาสร้างกราฟ  กดคีย์  F11  คุณก็จะได้ชีตกราฟมา  1  ชีต  จากนั้นก็สามารถเปลี่ยนชนิดของกราฟได้จากเมนู  Chat  ->  Chart  Type  หรือ  จะตกแต่งสีสันโดยคลิ้กแต่ละจุดแล้วคลิ้กที่ปุ่มเติมสี  (Fill)

            สรุปแล้วโปรแกรม Excel  กับ Access มันเก่งด้วยกันทั้งคู่ครับ Excel นั้นจะเน้นหนักไปกับการคำนวณ ทำกราฟ และวิเคราะอะไรที่
            เป็นตัวเลข ส่วนเจ้า โปรแกรม Access ก็เก่งด้านการบริหารจัดการข้อมูลให้เป็นระบบ เข้าถึงได้ง่าย ค้นหาง่าย  แต่ถ้าใช้มันไป
            คำนวณแบบ Excel ก็รับรองได้เลยว่าแพ้แน่ๆ ในทางกลับกันถ้าเราใช้ Excel  ไปค้นหาข้อมูลโดยใส่เงื่อนไขพิสดารแบบ Access
            รับรองว่าเจ้า Excel คงนั้งร้องไห้เป็นแน่........ครับ

        ขอขอบคุณ สหาย อรรถวุฒิ ส่วนวางแผน สบจ. ผู้คอยสอนพื้นฐานการเชื่อมโยงฐานข้อมูล และการกำหนด key หลัก และอื่นๆ
          ของโปรแกรม Access ให้กับผม พอผมได้จับ โปรแกรม Access  ขึ้นมาทีไรคิด ถึงบรรยากาศเก่าๆ ที่ข้อมูลมาที เป็นรังๆ ไม่ว่าจะเป็น
       โครงการน้ำกินน้ำใช้ ทั่วไทย ,โครงการถ่ายโอนประปา หรือ สัญญาจ้างและอื่นๆ นั่งกรอกข้อมูล กับเจ้าบี ตั้งแต่เช้ายันเย็น เฮ้ยคิดถึงเพื่อนๆและหัวหน้าส่วนจังเลย....