การย้ายข้อมูลจาก  Excel  ไปใช้ใน  Access 

การสร้างฐานข้อมูลใน  Access  ขั้นมีขั้นตอนที่ยุ่งยากและวุ่นวายพอสมควร  ซึ่งคุณต้องกำหนดโครงสร้างตาราง  ซึ่งคุณต้องกำหนดโครงสร้างตาราง  เช่น  ชื่อฟิลด์ชนิดข้อมูล  ความกว้างในการจัดเก็บ  จากนั้นจึงจะป้อนข้อมูลลงไปเก็บในตารางได้  อย่ากระนั้นเลยเพื่อลดความยุ่งยากตรงนั้นเราจะมาเตรียมข้อมูลด้วย Excel  แทนด้วยขั้นตอนง่าย ๆ จากนั่นค่อยโอนย้ายข้อมูลไปใช้ใน  Access  แทนมาดูขั้นตอนการโอนย้ายข้อมูลกันเลยครับ
 

1.  ให้คุณเปิดโปรแกรม  Excel  ขึ้นมาเพื่อที่จะเก็บข้อมูล  ในแถวแรกให้กำหนดเป็นชื่อของหัวเรื่อง  โดยพิมพ์แยกตามคอลัมน์จากซ้ายไปขวาตามหัวข้อที่คุณมี  ส่วนแถวอื่น ๆ ถัดจากแถวหัวเรื่องก็จะเป็นรายการข้อมูลที่คุณต้องการจะเก็บดังตัวอย่างในตัวอย่างได้เก็บข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงาน  จากนั้นให้คุณ  ตั้งชื่อ ชีต และบันทึกไฟล์ข้อมูลให้เรียบร้อย

                2.  เตรียมไฟล์ฐานข้อมูลใน  Access  เพื่อจะได้นำข้อมูลจาก  Excel  มาใช้  โดยให้คุณเปิดโปรแกรม  Access  ขึ้นมา  แล้วเลือกคำสั่ง  File > New (สร้าง) เลือกแถบขวามือ สร้าง ฐานข้อมูลเปล่า จากนั้นกำหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูลและคลิ้กปุ่ม      สร้าง     คุณก็จะได้ฐานข้อมูลว่าง ๆ ดังรูปด้านขวามือครับ

                3.  กลับไปที่โปรแกรม  Excel  ให้เลือกพื้นที่ข้อมูลในทั้งหมดที่ต้องการนำไปใช้ใน  Access  โดยคลิ้กลากคลุมพื้นทื่  จากนั้นเลือกคำสั่ง  Edit  >  Copy   หรือคลิ้กขวาบนข้อมูล  แล้วเลือกคำสั่ง  Copy(คัดลอก)  จะปรากฏเส้นประวิ่ง ๆ รอบข้อมูล

                4.  สลับกลับไปยังโปรแกรม  Access  อีกครั้งหนึ่งให้คุณคลิ้กขวาบนพื้นหน้าต่าง  Database  แล้วเลือกคำสั่ง  Paste (วาง) รอสั่งครู่หนึ่งเมื่อก๊อบปี้เสร็จจะขึ้นหน้าต่างแสดงข้อความว่าได้  Imported  นำเข้าข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว  และมีชื่อตาราง (Table)  ตามชื่อชีวิตที่ตั้งใน  Excel

                5.  เปิดตารางข้อมูลมาดูหรือใช้งานได้  แต่เราอาจจะต้องปรับแต่งการทำงานเพิ่มนิดหน่อย  เพื่อให้ข้อมูลสมบูรณ์มากขึ้น

ปรับแต่งตารางข้อมูลให้สมบูรณ์ 

                หลังจากนำเข้าข้อมูลเข้ามาใน  Access  แล้วเราจำเป็นต้องปรับแต่งโครงสร้างของตารางเพิ่มเติมนิดหน่อยเพื่อให้ตารางมีความสมบูรณ์มากขึ้น  เช่น  ความกว้างของฟิลด์ชนิดข้อความ  (Field Size)  เมื่อนำเข้าจาก  Excel  โปรแกรมจะกำหนดความกว้างไว้สูงสุด  คือ  255  ตัวอักษร  ซึ่งถ้าทั้งตารางมีฟิลด์แบบนี้หลาย ๆ ฟิลด์มากเข้าอาจจะทำให้ขนาดของไฟล์ใหญ่เกินจำเป็น  คุณอาจจะกำหนดขนาดของฟิลด์แต่ละฟิลด์ให้มีขนาดเล็กลงให้เหมาะสมกับข้อมูลที่เก็บได้

1.  เปิดตารางเข้าไปที่มุมมอง  Design  (ออกแบบ)  โดยคลิ้กที่วัตถุ  Table  คลิ้กเลือกชื่อตารางที่ต้องการแก้ไข  แล้วคลิ้กที่                    ปุ่ม Design

                2.  เมื่อเข้าสู่มุมมองออกแบบคุณจะเห็นโครงสร้างของตารางปรากฏอยู่  ซึ่งจะประกอบไปด้วย  Field  Name  (ชื่อฟิลด์)  ,  Date  Type  (ชนิดข้อมูล)  และ  Description  (คำอธิบายฟิลด์)  ส่วนด้านล่างของหน้าต่างนั้นคือ  คุณสมบัตินั่นเอง  ฟิลด์แต่ละชนิดจะมีคุณสมบัติไม่เหมือนกัน  เชน  ฟิลด์ชนิด  Text  คือ  ฟิลด์แบบข้อความ  ฟิลด์ชนิด  Number  คือข้อมูลชนิดตัวเลข  เมื่อคุณคลิ้กที่ชื่อฟิลด์ด้านบนแล้วก็เลือกมาปรับแต่งคุณสมบัติด้านล่างได้  ซึ่งหลัก  ๆ  ที่นิยมปรับแต่งมีดังนี้

·       Field  Size  ขนาดความกว้างของฟิลด์หากเป็นข้อความคือจำนวนตัวอักษร  เป็นตัวเลขจะใช้แบบ  Integer  ตัวเลขจำนวนเต็ม  หรือ  Single  ที่เก็บตัวเลขที่มีทศนิยม  (กด  F1  เพื่อดูรายละเอียดได้)

·       Format  รูปแบบขอข้อมูลที่แสดงผล  เช่น  ถ้าใส่เครื่องหมาย  >  ลงหมายถึงให้ข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด  ถ้าเป็นตัวเลขก็ใช้เลือกรูปแบบของตัวเลขแบบมี คอมม่า  หรือสัญลักษณ์การเงิน  เป็นต้น

·       Caption  ข้อความที่ใช้แสดงแทนชื่อฟิลด์  ซึ่งจะใช้ในกรณีชื่อฟิลด์ยาว  หรือชื่อฟิลด์เป็นภาษาไทย  ซึ่งอาจจะมีปัญหาบ้างเวลาอ้างอิงขณะสร้างฟอร์ม  รายงาน  หรือเขียนโปรแกรม

นอกจากนี้คุณสามารถที่จะเพิ่มชื่อฟิลด์  และลบฟิลด์ในโครงสร้างของตารางได้  โดยใช้คำสั่งง่าย  ๆ  คือเลื่อนเมาส์ไปที่หน้าชื่อฟิลด์แล้วคลิ้ก  สังเกตว่าแถบชื่อฟิลด์จะเป็นสีดำ  กดแป้น  Insert  ถ้าต้องการแทรกฟิลด์  และกดแป้น  Delete  ถ้าต้องการลบฟิลด์ออกจากโครงสร้าง

                3.  หลักจากที่แก้ไขคุณสมบัติเสร็จแล้วก็คลิ้กที่ปุ่ม  Save  บันทึกการแก้ไขและคลิ้กปุ่ม  Datasheet  View  เพื่อกลับมาที่มุมมองชีตข้อมูล  (Datasheet)  ซึ่งจะแสดงคล้าย ๆ  กับตารางข้อมูลบน  Excel  ครับ  แต่ใน  Access  จะมองข้อมูลเป็น  Filed  (ฟิลด์คอลัมน์)  และเป็น  Record  (ระเบียนข้อมูล)  ในแถวสุดท้ายคือ เรคอร์ดว่าง ที่คุณสามารถเพิ่มรายการข้อมูลลงไปได้

                สำหรับการทำงานในมุมมองของ ดาต้าชีตนั้นคุณสามารถปรับแต่งการแสดงผลของข้อความและรูปแบบของชีตได้   โดยเลือกคำสั่ง  Format  >  Font  เพื่อเปลี่ยนแบบข้อความ  และเลือกคำสั่ง  Format  >  Datasheet  เพื่อเปลี่ยนสีพื้นและสีเส้นบนดาต้าชีต  ซึ่งจะมีผลกับข้อมูลทั้งหมดในดาต้าชีตครับ  และนอกจากนี้คุณสามารถสั่งพิมพ์ข้อมูลในดาต้าชีตได้ทันทีโดยไม่ต้องปรับแต่งค่าอะไร  เพราะโปรแกรมจะพิมพ์ข้อมูลตามรูปแบบที่เห็นในดาต้าชีตเลย  และยังมีการใส่เลขหน้า ชื่อตารางให้อีกด้วย  โดยเลือกคำสั่ง  File  >  Print  Preview  ดูก่อนแล้วค่อยสั่งพิมพ์ 

การสร้างฟอร์มเอาไว้กรอกข้อมูลใน Access อ่านต่อ...คลิกเลยครับ